Wenn ich dies jetzt richtig interpretiere, dann füllt ein solcher Benutzer entweder eine Art "Formular" aus oder verfasst einen "regulären" Eröffnungspost für ein neues Thema, das dadurch in einem bestimmten Bereich erstellt wird.
Indiesem neuen Thema soll dann eine direkte Kommunikation zwischen dem Bewerber und dem Admin stattfinden - so eine Art "Fragen & Antworten" Topic?
Ist da jetzt nur ein einziger Admin involviert (im Sinne von: ist es immer der gleiche, der auf solche Bewerbungen antwortet) oder sind es mehrere?
Nur mal ein Gedanke hierzu:
Wäre es möglich, dass ein Benutzer einen Bewerbungspost verfasst und dieser dann beim Absenden in einem Forum eingestellt wird, auf das nur Admins Zugriff haben.
Diese stimmen sich dort dann ab und wenn es Fragen an den betreffenden Bewerber zu richten gibt, werden sie diesem per PN gestellt. Die Inhalte dieser PNs sowie die Antworten auf sie werden durch den jeweiligen "Kontakt"-Admin im Topic als Zitate gepostet.
Kommunikation Bewerber<>Admins => per PN
Kommunikation Admins untereinander über Bewerbung => im internen Forum via Posts im Topic
Ist jetzt auf den ersten Blick etwas umständlich, aber zumindest Deine wichtigen Anforderungen werden so erfüllt.
Machbar/vorstellbar?
Zumindest solange es keine dedizierte Extension unter phpBB 3.2.x hierfür gibt.
(Eine entsprechende Extension gibt es bereits - bisher allerdings nur für phpBB 3.1.10:
Application Form. Ob sie auch unter 3.2.0 lauffähig ist, müsste getestet werden - ich gehe aber davon aus, dass der Autor sie früher oder später für 3.2 veröffentlichen wird.)